Афіцыйна-справавы стыль— гэта такая функцыянальная разнавіднасць маўлення, якая выкарыстоўваецца ў сферы афіцыйных дзелавых адносін, г. зн. адносін, што ўзнікаюць паміж дзяржаўнымі органамі, паміж арганізацыямі ці ўнутры іх, паміж арганізацыямі і прыватнымі асобамі ў працэсе вытворчай, гаспадарчай, юрыдычнай дзейнасці.
Афіцыйна-справавы стыль належыць да кніжных стыляў і таму функцыяніруе пераважна ў форме пісьмовага маўлення. Гэта стыль дзяржаўных законаў, указаў, афіцыйных паведамленняў, міжнародных дагавораў і пагадненняў, канцылярскай дакументацыі і інш.
Афіцыйна-справавы стыль можа праяўляцца і ў вуснай форме. Гэта адбываецца, напрыклад, на нарадах, сходах, пасяджэннях, калі некаторыя віды дакументацыі (загады, распараджэнні і інш.) даводзяцца да ведама прысутных (зачытваюцца).
Шырокая сфера выкарыстання, вялікая жанравая разнастайнасць даюць падставы адрозніваць некалькі разнавіднасцей, або падстыляў, афіцыйна-справавога маўлення: заканадаўчы — ім пішуцца законы, статуты, указы, урадавыя пастановы і інш.; дыпламатычны — характэрны для міждзяржаўных пагадненняў, канвенцый, мемарандумаў і інш.; адміністрацыйна-канцылярскі — уласцівы дзелавым паперам: заяве, даведцы, пратаколу, справаздачы, даверанасці і інш.
Асноўнымі прыметамі афіцыйна-справавога стылю з"яўляюцца: канстатацыйна-прадпісальны характар дакументаў, неасабовасць выкладу, дакладнасць, высокая ступень стандартызацыі, лагічнасць і кароткасць выкладу, доказнасць.
Доказнасць праяўляецца перш за ўсё ў наяўнасці дакладных, бясспрэчных фактаў, лічбавых паказчыкаў, у выкарыстанні стандартных фармуліровак, пазбаўленых двухсэнсоўнасці, паралельных сінтаксічных канструкцый, якія аблягчаюць успрыняцце тэксту.
Шырокая інфарматыўнасць і ў той жа час кароткасць падмацоўваюцца наяўнасцю дадатковых неабходных звестак, якія ідуць як дадатак да афіцыйнага пісьма.
Афіцыйна-справавы стыль звязаны з прававымі нормамі жыцця грамадства, таму ён характарызуецца аб’ектыўнасцю, адсутнасцю эмоцый, наяўнасцю своеасаблівага этыкету.
Афіцыйныя дакументы маюць ярка выражаны канстатацыйна-сцвярджальны і прадпісальны характар. Змешчаную ў іх інфармацыю прымаюць да ведама, а прадпісанне — да абавязковага выканання.
Прадпісальнае значэнне заканадаўчых тэкстаў часта перадаецца дзеясловамі цяперашняга часу: Мясцовыя Саветы дэпутатаў, выканаўчыя і распарадчыя органы рэгулярна аналізуюць стан пажарнай бяспекі, прымаюць па гэтых пытаннях рашэнні, распрацоўваюць планы і ажыццяўляюць мерапрыемствы па забеспячэнню пажарнай бяспекі на адпаведнай тэрыторыі. (Закон РБ «Аб пажарнай бяспецы».) Тут дзеясловы «аналізуюць», «прымаюць», «распрацоўваюць», «ажыццяўляюць» абазначаюць не дзеянні, што адбываюцца ў момант гутаркі, а сталыя дзеянні, г. зн. тыя, якія павінны выконвацца.
Афіцыйна-справавому маўленню ўласцівы неасабовы характар, таму ў ім амаль поўнасцю адсутнічаюць формы першай і другой асобы займеннікаў і дзеясловаў (выключэнне — заява, загад, дакладная і інш.).
Дакумент адпавядае свайму прызначэнню, калі ён дакладны. Дакладнасць заканадаўчых тэкстаў дасягаецца з дапамогай ужывання спецыяльнай тэрміналогіі (арандатар, спажывец, кватэранаймальнік, заказчыкі інш.), адназначнай нетэрміналагічнай лексікі.
Этыкет мае надзвычай важнае значэнне для афіцыйнай карэспандэнцыі, якая з’яўляецца асноўным сродкам сувязі прадпрыемства, установы і г.д. з навакольным светам. Прадпрыемствы зацікаўлены ў збыце сваёй прадукцыі, і таму часам рэзкі стыль афіцыйнага ліста шкодзіць партнёрскім адносінам.
Для афіцыйных лістоў характэрны спецыфічныя формулы этыкету. Напрыклад, клічнік пасля звароту падкрэслівае значнасць і афіцыйнасць пісьма: Паважаныя калегі! Выкарыстанне пабочных канструкцый са значэннем эмоцый пазбаўляе выклад катэгарычнасці. Параўн.: Мы вымушаны Вам адказаць. - На жаль, мы вымушаны Вам адказаць.
У адпаведнасці з этыкетам замест займенніка выкарыстоўваюцца пасіўныя канструкцыі: Я выканаў - мною выканана. Рэдка ўжываецца займеннік ён. Параўн.: Да нас прыехаў прафесар Іваноў. Ён зараз прачытае нам лекцыю ... - Да нас прыехаў прафесар Іваноў. Прафесар зараз прачытае нам лекцыю ... . Займеннік вы заўсёды выкарыстоўваецца са значэннем пашаны, павышанай увагі: Як Вам ужо вядома, мы вельмі зацікаўлены ў Вашай прадукцыі.
Афіцыйна-справавы стыль характарызуецца:
- своеасаблівай лексікай, якая не ўжываецца або амаль што не ўжываецца ў іншых кніжных стылях:ануліраваць, безадкладна, вышэйпададзены, ніжэйназваны, ніжэйпамянёны, ніжэйпадпісаны, суправаджальны, наяўнасць, паведамленне; абанент, ісцец, адказчык, контрагент, атрымальнік, прад ’явіцель і г. д.;
- тэматычна абумоўленай тэрміналогіяй і тэрміналагічнай фразеалогіяй: дэнамінацыя, дэмарш, дэнансаванне, выпіска з загаду, грашовае ўзнагароджанне, аднаразовая дапамога, кампенсацыя за адпачынак, бесперапынны стаж і г. д.;
- ужываннем аддзеяслоўных назоўнікаў з адмоўем і без яго: узгадненне, пагадненне, затрыманне, устанаўленне, перанясенне, невяртанне, незварот, невыкарыстанне, непрымяненне, непарушнасць і інш.;
- ужываннем дзеяслоўных словазлучэнняў (дзеяслоў + назоўнік) замест дзеясловаў: дапамагчы - аказаць дапамогу, удзельнічаць - прымаць удзел, кіраваць — ажыццяўляць кіраўніцтва і інш.
Для сінтаксісу афіцыйна-справавога стылю характэрныя складаныя канструкцыі, дзеепрыметныя і дзеепрыслоўныя звароты, складаныя злучнікі:у выніку таго, што у сувязі з тым, што... і г. д.
Своеасаблівыя фразеалагічныя адзінкі афіцыйна-справавога стылю часта называюць канцылярызмамі,“канцылярскімі штампамі”, “шаблонамі”.У дачыненні да афіцыйна-справавога стылю такая ацэнка гэтых моўных адзінак наўрад ці правільная. За словам “штамп” ужо замацавалася пэўнае значэнне - “слоўнае пустазелле, выдаткі мовы, з якімі трэба змагацца, якія трэба выкараняць”. У афіцыйна-справавым стылі канцылярскія выразы патрэбныя. Тут яны ўжываюцца з мэтай лагічнага і тэрміналагічнага ўдакладнення, надаюць мове катэгарычнасць, недвухсэнсоўнасць, афіцыйнасць. Строгая рэгламентацыя лексічных і сінтаксічных сродкаў выражэння пры перадачы інфармацыі ў афіцыйна- справавым стылі робіць мову эканомнай і спрыяе жыццяздольнасці гэтых канцылярызмаў (клішэ, шаблонаў). Ужытыя ў мове загадаў, інструкцый, заяў і іншых дакументаў такія найменні, як матэрыяльныя каштоўнасці, транспартныя сродкі, прадукты харчавання, аддзяленне сувязі і інш.,аблягчаюць правільнасць перадачы і ўспрымання пэўных звестак. Існуе традыцыйная форма зваротаў, заяў, аб’яў, паведамленняў і г.д. Акрэсленасць, лаканізм такіх гатовых выразаў у справавой перапісцы дапамагае хутка і дакладна перадаваць і ўспрымаць неабходную інфармацыю. Напрыклад: Дырэктару фабрыкі тав... Дзякуем за своечасовы адказ... Юрыдычная кансультацыя паведамляе... Накіроўваем Вам карэктуру... Дэканатвыклікае...
Агульна гэта можна адлюстраваць:
Афіцыйна-справавы стыль.
1.Сфера выкарыстання: у справаводстве (афіцыйнай службовай перапісцы грамадзян з установамі, адных устаноў з другімі, у загадах, пратаколах, распісках і г. д.), у галіне права і заканадаўства (у дагаворах, законах, указах і інш.).
2.Форма праяўлення: справавы пісьмовы запіс у форме маналога.
3.Асноўная функцыя: паведамленне, канстатацыя бясспрэчных фактаў, якія маюць практычнае значэнне ў адносінах паміж людзьмі, установамі, грамадзянамі і дзяржавай; рэгламентацыя правоў, правілаў, дзеянняў і г. д.
4.Стылёвыя адзнакі: у сферы афіцыйна-справавых зносін з’яўленне ўсякага дакумента абумоўлена практычнымі патрабаваннямі. Таму выказванне характарызуецца:
- афіцыйнасцю, падкрэслена строгай танальнасцю;
- канкрэтнасцю, дакладнасцю і аб’ектыўнасцю;
- адсутнасцю эмацыянальнасці і экспрэсіўнасці.
5.Моўныя сродкі:
- словы-назвы розных афіцыйных асоб і дакументаў:сведка, спажывец, акт, даведка, загад, указ;
- кніжныя афіцыйныя словы і назвы:электрапоезд (а неэлектрычка),чытальная зала (ане чыталка);
- канцылярызмы і стандартныя выразы-штампы: ніжэйпадпісаныя, парадак дня, пастанавілі, за справаздачны перыяд, заслухаўшы і абмеркаваўшы, прымаючы пад увагу;
- вялікая колькасць назоўнікаў і адносных прыметнікаў.